Henkilökohtaisesti maksetun kulun käsittely

Joskus yrittäjä tai muu henkilö voi maksaa yrityksen tai yhdistyksen kuluja omasta taskustaan — esimerkiksi kortilla, joka ei kuulu yritykselle tai yhdistykselle. Tämä on täysin ok, mutta kirjanpidossa asia täytyy käsitellä oikein. Tässä ohjeessa käydään läpi, miten kulun maksajan omilla rahoilla maksetut kulut käsitellään maksuperusteisessa kirjanpidossa. Ensimmäinen vaihtoehto sopii sekä osakeyhtiölle että yhdistykselle. Toinen vaihtoehto soveltuu vain osakeyhtiölle.

Kulun kirjaaminen kirjanpitoon, kun se maksetaan takaisin kulun alkuperäiselle maksajalle

Jos kirjanpito halutaan pitää mahdollisimman yksinkertaisena, niin kirjaus kannattaa tehdä vasta, kun kulun "oikea" maksaja maksaa korvauksen kulukorvauksen saajalle. Tee näin:

1. Lisää omalla rahalla maksetun kulun tosite Piiloon (kuvaamalla kuitti tai lisäämällä se käsin)
2. Valitse tositteen tyypiksi Kulukorvaus
3. Lisää tarvittavat tiedot maksuun
4. Maksa kulukorvaus
5. Tee kirjanpito ja tiliöi kulu haluamallesi tavalla
6. Valmis

Näin kulu näkyy kirjanpidossa vasta, kun "oikea" kulun maksaja on tosiasiallisesti maksanut sen.

Tämä malli sopii erityisesti, jos yrittäjä tai yhdistys tekee yksittäisiä pieniä ostoja, eikä niitä tarvitse erikseen seurata ennen korvausta.

Toinen vaihtoehto (vain osakeyhtiössä): Kulu kirjataan kirjanpitoon ennen maksua ja vastatiliksi tulee osakaslaina

Jos haluat, että kulu näkyy yrityksen kirjanpidossa heti, vaikka korvausta ei ole vielä maksettu, tee näin:

1. Lisää kulu Piiloon normaalisti (esim. kuvaamalla kuitti tai lisäämällä sen käsin).
2. Valitse tositteen tyypiksi "Kulu"
3. Valitse "Muu maksutapa"
4. Tiliöi kulu esim. 7994 Edustuskulut (Debet)
5. Lisää vastatiliksi esim. 2941 Velat osakkaille (Kredit)

Tämä tarkoittaa, että yritys on velkaa yrittäjälle — kulu on jo kirjattu, mutta korvaus odottaa maksua.

Kun yritys myöhemmin maksaa kulun takaisin yrittäjälle, käsitellään tilitapahtuman maksusuoritus siten, että siinä kuitataan tuo velka pois:

• Debet: 2941 Velat osakkaille
• Kredit: 1910 Pankkitili

Näin velka yrittäjälle nollautuu.

Päivitetty: 26/02/2026