Omalla rahalla maksetun kulun käsittely

Joskus yrittäjä voi maksaa yrityksen kuluja omasta taskustaan — esimerkiksi kortilla, joka ei kuulu yritykselle. Tämä on täysin ok, mutta kirjanpidossa asia täytyy käsitellä oikein. Tässä ohjeessa käydään läpi, miten yrittäjän omilla rahoilla maksetut kulut käsitellään osakeyhtiössä maksuperusteisessa kirjanpidossa.

Kulun kirjaaminen kirjanpitoon, kun se maksetaan takaisin alkuperäiselle maksajalle (yrittäjälle)

Jos kirjanpito halutaan pitää mahdollisimman yksinkertaisena, niin kirjaus kannattaa tehdä vasta, kun yritys maksaa korvauksen yrittäjällle. Tee näin:

1. Lisää omalla rahalla maksetun kulun tosite Piiloon (kuvaamalla kuitti tai lisäämällä se käsin)
2. Valitse tositteen tyypiksi Kulukorvaus
3. Lisää tarvittavat tiedot maksuun
4. Maksa kulukorvaus
5. Tee kirjanpito ja tiliöi kulu haluamallesi tavalla
6. Valmis

Näin kulu näkyy kirjanpidossa vasta, kun yritys on tosiasiallisesti maksanut sen.

Tämä malli sopii erityisesti, jos yrittäjä tekee yksittäisiä pieniä ostoja, eikä niitä tarvitse erikseen seurata ennen korvausta.

Toinen vaihtoehto: Kulu kirjataan kirjanpitoon ennen maksua ja vastatiliksi tulee osakaslaina

Jos haluat, että kulu näkyy yrityksen kirjanpidossa heti, vaikka korvausta ei ole vielä maksettu, tee näin:

1. Lisää kulu Piiloon normaalisti (esim. kuvaamalla kuitti tai lisäämällä sen käsin).
2. Valitse tositteen tyypiksi "Muu"
3. Tiliöi kulu esim. 7994 Edustuskulut (Debet)
4. Lisää vastatiliksi esim. 2941 Velat osakkaille (Kredit)

Tämä tarkoittaa, että yritys on velkaa yrittäjälle — kulu on jo kirjattu, mutta korvaus odottaa maksua.

Kun yritys myöhemmin maksaa kulun takaisin yrittäjälle, käsitellään tilitapahtuman maksusuoritus siten, että siinä kuitataan tuo velka pois:

• Debet: 2941 Velat osakkaille
• Kredit: 1910 Pankkitili

Näin velka yrittäjälle nollautuu.

Päivitetty: 28/10/2025