Johdanto / yleiskatsaus

Palkanmaksu on yksi yrityksen tärkeimmistä mutta kirjanpidollisesti monivaiheisimmista prosesseista. Tässä ohjeessa käydään läpi, miten muualla laskettu palkka kirjataan Piiloon, kun yrityksellä on käytössä kahdenkertainen kirjanpito. Alempan artikkelista löytyy myös ohjeistus yhdenkertaista kirjanpitoa pitäville.

Ohje koskee tilanteita, joissa:

• palkat lasketaan erillisessä palvelussa (esim. Palkka.fi tai Palkkaus.fi)
• palkka maksetaan yrityksen pankkitililtä
• kirjanpito tehdään Piilossa maksuperusteisesti

Tavoitteena on, että:

• palkkakulut ja sivukulut kirjautuvat oikein
• palkkaan liittyvät velat muodostuvat oikein
• pankkitilin tapahtumat täsmäävät kirjanpitoon

Piilossa ei toistaiseksi lasketa palkkoja, mutta palkanmaksun kirjaamiseen on valmiit ja ohjaavat työkalut.

Palkanmaksun kirjaus Piilossa – esimerkki

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa palkanmaksu voidaan kirjata yhdellä tositteella palkanmaksupäivälle. Piilo hoitaa varsinaiset kirjanpitoviennit kirjausmallin avulla.

Ylätasolla prosessi etenee näin:

1. Palkanmaksu näkyy pankkitilin tapahtumana
2. Tapahtuma otetaan tositteeksi
3. Palkkakirjaus tehdään valmiilla kirjausmallilla
4. Piilo muodostaa kirjaukset

Vaiheittainen ohje: palkanmaksun kirjaaminen

1. Avaa palkanmaksun tilitapahtuma

Kun palkka on maksettu ja näkyy pankkitilillä, avaa Piilon aikajanalta kyseinen tilitapahtuma

2. Luo tosite tilitapahtumasta

• valitse Lisää uusi tosite
• lisää tilitapahtuma kirjanpitoon vietäväksi tositteeksi
• valitse tositteen tyypiksi Muu
• siirry kirjanpidon tekemiseen

3. Valitse palkanmaksun kirjausmalli

Kirjanpidon vaiheessa:

• valitse Valitse kirjausmalli
• valitse Palkanmaksu työntekijälle tai osakkaalle

Kirjausmalli ohjaa sinua syöttämään palkkakoonnin tiedot oikein.

4. Syötä palkkakoonnin tiedot

Syötä kenttiin palkkalaskelman tiedot.

5. Tarkista ja viimeistele

• tarkista, että summat vastaavat palkkalaskelmaa
• varmista, että pankkitilin summa täsmää
• hyväksy kirjaus

Tämän jälkeen palkanmaksu on kirjattu kirjanpitoon.

Palkanmaksuun liittyvät viranomaisasiat

Palkanmaksun kirjaaminen Piilossa ei poista työnantajan muita velvoitteita. Huolehdi erikseen:

• ennakonpidätysten ilmoittamisesta ja maksamisesta
• työnantajasuorituksista (esim. TyEL, työttömyysvakuutus)
• OmaVero-tilin seurannasta

Piilo tukee näitä prosesseja kirjanpidon kautta, mutta varsinaiset ilmoitukset tehdään viranomaispalveluissa.

Yhteenveto

Piilossa palkanmaksun kirjaaminen kahdenkertaisessa kirjanpidossa perustuu selkeään työnkulkuun:

• palkka lasketaan muualla
• maksu kirjataan pankkitapahtuman kautta
• kirjaus tehdään yhdellä tositteella ja valmiilla mallilla

Poikkeustapaus: palkanmaksun kirjaaminen yhdenkertaisessa kirjanpidossa

Tämä osio koskee tilanteita, joissa yrityksellä on käytössä yhdenkertainen kirjanpito (tyypillisesti toiminimi), mutta palkat on silti laskettu erillisessä palvelussa, kuten Palkka.fi:ssä tai Palkkaus.fi:ssä.

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa palkkakirjaukset tehdään maksuperusteisesti, eikä erillisiä palkkavelka- tai viranomaisvelkatilejä käytetä samalla tavalla kuin kahdenkertaisessa kirjanpidossa.

Yleinen periaate

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa tavoitteena on:

• kirjata vain yrityksen verotuksessa vähennyskelpoinen osuus
• estää työntekijän osuuksien virheellinen vähentäminen
• pitää kirjanpito yksinkertaisena mutta verotuksellisesti oikein

Tästä syystä osa palkkaan liittyvistä eristä kirjataan negatiivisina tai yksityisotoksi / yleistilille.

Esimerkkikirjaus (yhdenkertainen kirjanpito)

Alla oleva esimerkki perustuu Palkkaus.fi:n tuottamaan esimerkkikirjausraporttiin. Tilit ovat havainnollistavia esimerkkejä, eivät ainoita oikeita vaihtoehtoja.

• Bruttopalkka kirjataan palkkakuluksi → palkkatilille (esim. 5000)
• Työntekijän eläkevakuutusmaksut ja muut työntekijän sivukulut kirjataan negatiivisina → sivukulutilille (esim. 6700)
• Työttömyysvakuutusmaksu (työntekijän osuus) kirjataan negatiivisena → työttömyysvakuutusmaksujen tilille (esim. 6410)

Negatiiviset kirjaukset ovat tärkeitä, koska:

• TyEL- ja työttömyysvakuutusmaksut maksetaan myöhemmin yhtenä kokonaisuutena, joka sisältää sekä työnantajan että työntekijän osuuden
• työntekijän osuutta ei saa vähentää yrityksen verotuksessa
• ilman negatiivista kirjausta yritys vähentäisi liikaa kuluja

Ennakonpidätys yhdenkertaisessa kirjanpidossa

Ennakonpidätys ei ole yrityksen kulu, vaan työntekijältä pidätettyä rahaa.

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa ennakonpidätys kirjataan:

• joko yksityisotoksi, tai
• vaihtoehtoisesti tilille 2369 Yhdenkertaisen kirjanpidon yleistili

Valinta riippuu yrityksen kirjanpidon käytännöistä, mutta tärkeintä on, että:

• ennakonpidätystä ei käsitellä kuluna
• se ei vaikuta yrityksen tulokseen

Milloin tämä poikkeus on ajankohtainen?

Tämä kirjaustapa tulee vastaan erityisesti, kun:

• toiminimi maksaa palkkaa työntekijälle
• palkka lasketaan ulkopuolisessa palvelussa
• kirjanpito pidetään yhdenkertaisena
• halutaan varmistaa oikea verokohtelu ilman tarpeetonta monimutkaisuutta

Päivitetty: 23/12/2025