Uuden Piilo ympäristön avaaminen asiakkaalle

Johdanto / Yleiskatsaus

Tämä artikkeli on tarkoitettu tilitoimistoille, jotka ottavat Piilon käyttöön yhdessä asiakkaan kanssa siten, että tilitoimisto luo ympäristön ja kutsuu asiakkaan mukaan.

Piilon käyttöönotto voidaan tehdä kahdella tavalla:

• Tilitoimisto luo ympäristön ja kutsuu asiakkaan käyttäjäksi
• Asiakas luo ympäristön ja kutsuu kirjanpitäjän mukaan

Tässä artikkelissa keskitytään malliin, jossa tilitoimisto avaa ympäristön asiakkaalleen.

Tavoitteena on, että:

• Ympäristö on teknisesti oikein perustettu
• Kirjanpitotapa ja ALV-asetukset vastaavat asiakkaan toimintaa
• Pankkiyhteydet ja viranomaisvaltuutukset ovat kunnossa
• Alkusaldot ja aiempi kirjanpito on käsitelty oikein
• Asiakas ja kirjanpitäjä toimivat samassa ympäristössä selkein roolein

Ympäristön luonti

Tilitoimisto voi luoda asiakkaalle uuden organisaation Piiloon.

Luo uusi ympäristö: Asetukset → Hallitse organisaatioita → Luo uusi organisaatio

Ympäristö luodaan aina yrityskohtaisesti. Jokaisella asiakkaalla on oma organisaatio.

Vaihtoehtoisesti asiakas voi kutsua kirjanpitäjän jo olemassa olevaan ympäristöön.

Ympäristön ensimmäiset määritykset

Ympäristön luomisen yhteydessä määritellään keskeiset kirjanpidon asetukset:

• Yritysmuoto / yhdistys
• Kirjanpitotapa (kahdenkertainen / yhdenkertainen)
• ALV-kausi (kk / neljännesvuosi / vuosi)
• Tilikauden alku ja loppu
• Aiempien aineistojen käsittely

Nämä määrittävät kirjanpidon rakenteen ja raportoinnin.

Asetuksia voidaan tarvittaessa muuttaa myöhemmin kohdassa: Asetukset -> Yleiset asetukset / Tilikaudet

Pankkiyhteyksien aktivointi

Piilon pankkiyhteys edellyttää tilinomistajan valtuutusta.

Tällä hetkellä:

• Vain pankkitilin omistaja voi aktivoida pankkiyhteyden
• Kirjanpitäjä ei voi tehdä tätä ilman tilin käyttöoikeuksia

Käytännössä tämä vaihe jää asiakkaan tehtäväksi.

Suositeltava toimintamalli:

1. Tilitoimisto luo ympäristön
2. Asiakas kirjautuu Piiloon
3. Asiakas aktivoi pankkiyhteyden omilla pankkitunnuksillaan

Lisätietoja pankkiyhteyksien käyttöönotosta löytyy omasta artikkelista.

Suomi.fi-valtuutukset sähköistä ALV-ilmoittamista varten

Jotta Piilossa voidaan lähettää ALV-ilmoituksia sähköisesti, yrittäjän tulee antaa Piilolle tarvittavat Suomi.fi-valtuudet.

Valtuutus tehdään tämän erillisen ohjeen mukaisesti.

Huom: Olemme tuomassa käyttöön tilitoimistovaltuutuksen, jonka jälkeen tilitoimisto voi hoitaa tämän jatkossa asiakkaan puolesta.

Verkkolaskutuksen käyttöönotto

Piilo käyttää verkkolaskuoperaattorina Maventa-kumppania.

Verkkolaskutuksen käyttöönotto edellyttää:

• Verkkolaskuosoitteen aktivointia
• Mahdollisten pankkikanavien kytkentää

Lisätiedot löytyvät verkkolaskutuksen omasta tukiartikkelista.

Alkusaldot ja vertailukaudet

Jos asiakas siirtyy Piiloon kesken tilikauden tai aiemmasta järjestelmästä, tulee käsitellä:

• Taseen alkusaldot
• Tuloslaskelman vertailutiedot
• Mahdolliset keskeneräiset ALV-kaudet

Alkusaldot ja vertailukaudet hallinnoidaan kahdesta paikasta:

• Asetukset → Tilikaudet
• Aikajanalta tilikauden pääotsikon alta

Tarkemmat ohjeet siirtymiseen löytyvät täältä.

Käyttäjien lisääminen

Kun ympäristö on perustettu:

• Lisää asiakas ympäristöön
• Lisää mahdolliset muut kirjanpitäjät

Suositeltavaa on sopia heti alussa:

• Kuka kirjaa tositteet
• Kuka käsittelee pankkitapahtumat
• Kuka vastaa ALV-ilmoituksista
• Miten tehtävät jaetaan Piilon yhteiskäytössä

Voit määritellä käyttäjähallinnassa mitä tehtäviä kellekin Piilon ohjaamossa näkyy. Tämä selkeyttää työnjakoa.

Yhteenveto – Tilitoimiston käyttöönoton tarkistuslista

• Organisaatio luotu
• Kirjanpitotapa ja ALV-kausi määritelty
• Tilikausi oikein
• Pankkiyhteys aktivoitu asiakkaan toimesta
• Suomi.fi-valtuutus annettu asiakkaan toimesta
• Verkkolaskutus aktivoitu (tarvittaessa)
• Alkusaldot ja vertailukaudet syötetty
• Käyttäjät lisätty ja roolit sovittu

Päivitetty: 03/03/2026