Johdanto / Yleiskatsaus

Verkkolaskutus on nykyaikainen ja suositeltu tapa lähettää ja vastaanottaa laskuja yritysten välillä. Piilossa verkkolaskutuksen voi ottaa käyttöön yhdistämällä oman yrityksen maksuttomaan Maventa-verkkolaskuoperaattoriin.

Kun verkkolaskutus on aktivoitu:

• voit vastaanottaa ostolaskut suoraan verkkolaskuna Piiloon ilman skannausta tai sähköpostin siirtelyä
• voit lähettää myyntilaskut verkkolaskuina tai sähköpostilaskuina kautta
• laskujen käsittely nopeutuu ja virheiden määrä vähenee
• kirjanpito pysyy ajantasaisena, kun laskut siirtyvät suoraan käsittelyyn

Tämän artikkelin tavoitteena on antaa kokonaiskuva verkkolaskutuksen käyttöönotosta ja selittää selkeästi, miksi se tehdään ja mitä lopputuloksena syntyy.
Lopputuloksena yrityksellä on toimiva ja turvallinen verkkolaskuyhteys, joka mahdollistaa sekä laskujen lähettämisen että vastaanottamisen Piilon kautta.

Maksuttoman Maventa tilin luominen

Verkkolaskutus Piilossa toimii Maventa-verkkolaskuoperaattorin kautta. Maventa tarjoaa maksuttoman yritystilin kaikille pienille ja keskisuurille yrityksille. Tilin luominen vie vain muutaman minuutin ja Maventa opastaa rekisteröintiprosessin alusta loppuun.

Jos sinulla ei vielä ole Maventa tiliä, luo sellainen osoitteessa https://secure.maventa.com/index?lang=fi Täältä löydät Maventan ohjeet rekisteröitymiseen: https://maventa.fi/tukisivut/kayttoonotto-ja-rekisteroiminen

Jos sinulla on ollut verkkolaskutili toisella palveluntarjoajalla/operaattorilla (esim Apix, Basware, Pagero, Open Text, jokin pankki), voit edetä tämän ohjeen mukaan ja luoda Maventa-tilin tämän rinnalle. Jotta verkkolaskut varmasti tulevat jatkossa Maventaan, vanha verkkolaskutili kannattaa irtisanoa aiemman palveluntarjoajan kanssa.

Jos Maventan rekisteröinti hylkää y-tunnuksesi: yleisin syy on, että y-tunnus on jo varattuna Maventassa jonkin aiemman taloushallinto-ohjelmiston kautta. Tällöin uutta tiliä ei voi luoda, vaan tarvitaan hallinnan siirto — jatka seuraavaan osioon. Jos yritykselläsi ei ole koskaan ollut Maventaa, kokeile rekisteröintiä toisella laitteella tai selaimella ennen kuin otat yhteyttä tukeen: osa virheistä on johtunut selaimesta eikä y-tunnuksesta.

❗️Poikkeustapaus: Maventa ollut aiemmin käytössä toisessa taloushallinto-ohjelmistossa

Jos yrityksellä on aiemmin ollut verkkolaskutus käytössä toisen taloushallinto-ohjelmiston kautta (esimerkiksi Netvisor, Fivaldi, ePasseli, Talenom tai muu vastaava järjestelmä), Maventa-yhteys on sidottu kyseiseen ohjelmistoon ja yrityksen y-tunnukseen. Tässä tilanteessa yrityksen y-tunnus on jo varattuna Maventassa, eikä uutta Maventa-tiliä tai API-avaimia voi ottaa käyttöön Piiloa varten ennen kuin vanha yhteys on purettu ja käyttöoikeus siirretty yritykselle. Maventa tilin hallinnan siirto tulee tehdä Maventan prosessin mukaisesti Piilo.ai toimesta.

Toimi seuraavasti

1. Irtisano Maventa yhteydet aiemmassa ohjelmistossa (yleensä tämä tehdään samalla, kun edellinen ohjelmisto irtisanotaan)
2. Täytä käyttöoikeuden siirtämisen lomake täällä https://piilo.ai/maventa-siirtyminen-toisesta-jarjestelmasta
3. Teemme hallinnan siirtoilmoituksen Maventalle (heidän prosessinsa mukaisesti)
4. Saat pääsyn Maventa tilille ja voit kytkeä Maventa tilisi Piiloon ohjeistuksen mukaisesti

Huomioitavaa toisesta Maventaa käyttäneestä ohjelmasta siirryttäessä

Maventa-tilin irtisanominen tehdään aina sen ohjelmiston tai palveluntarjoajan kautta, jonka kautta Maventa on aiemmin ollut käytössä. Jos et ole varma, onko yrityksellä aiemmin ollut Maventa käytössä tai missä yhteydessä, suosittelemme tarkistamaan asian edellisestä taloushallinto-ohjelmistosta tai olemalla yhteydessä heidän tukeensa.

Varaudu vahvistamaan pyyntö itse. Vaikka Piilo tekee siirtoilmoituksen puolestasi, edellinen palveluntarjoaja pyytää käytännössä lähes aina yrittäjältä itseltään erillisen vahvistuksen ennen kuin se katkaisee yhteyden ja luovuttaa tilin. Kun saat viestin edelliseltä ohjelmiston palveluntarjoajalta tai näet itsesi kopiona Piilon lähettämässä viestissä, vastaa siihen ja vahvista siirto — se nopeuttaa käsittelyä selvästi.

Miten tiedät että siirto on valmis: sinut lisätään yrityksen Maventa-tilille Admin-oikeuksin ja saat kirjautumisohjeet sähköpostitse suoraan Maventalta tai edelliseltä palveluntarjoajalta. Jos viestiä ei näy, tarkista roskapostikansio. Tämän jälkeen kytket Maventan tilin Piiloon seuraavan osion ohjeen mukaisesti.

Käsittelyaika riippuu edellisen palveluntarjoajan omasta prosessista, eikä Piilo voi luvata sille tarkkaa aikataulua. Jos olet vaihtamassa ohjelmistoa, kannattaa käynnistää siirto hyvissä ajoin ennen kuin tarvitset verkkolaskujen lähetystä ja vastaanottoa. Laajempi ohje ohjelmiston vaihtoon: Siirtyminen toisesta kirjanpito-ohjelmasta Piiloon. (Tilanne 9/2026.)

Maventa tilin linkittäminen ja yhteyden aktivointi

Kun Maventa-tili on luotu, se yhdistetään Piiloon.

Tämän yhdistyksen avulla Piilo saa oikeudet lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja yrityksesi nimissä.

1. Kirjaudu Maventa -tilillesi https://secure.maventa.com/login?lang=fi
2. Klikkaa oikeasta yläkulmasta oman nimesi alta tippuvalikko auki
3. Valitse "Yrityksen asetukset"
4. Kopioi asetuksista API-avain ja Yrityksen UUID
5. Kirjaudu Piiloon
6. Avaa Piilossa "Asetukset" ja sieltä "Verkkolaskutus"
7. Liitä API-avain ja yrityksen UUID Piiloon
8. Valmis.

Usein kysyttyä

Miksi vanha verkkolaskuosoite näkyy edelleen aktiivisena ohjelmiston vaihdon jälkeen?

Kun vaihdat operaattoria, uusi Maventa-osoite ei poista vanhaa. Yrityksellä voi hyvin olla yhtä aikaa voimassa kaksi verkkolaskuosoitetta, ja laskut saapuvat sille osoitteelle, jonka lähettäjä on omiin tietoihinsa tallentanut. Käytännössä tämä näkyy niin, että osa ostolaskuista tulee edelleen vanhaan järjestelmään tai pankkiin, vaikka Piilon ja Maventan asetuksissa kaikki näyttää olevan kunnossa.

Vanhaa verkkolaskuosoitetta ei voi poistaa Piilosta eikä Maventasta — sen sulkee aina se operaattori tai pankki, jonka kautta osoite on alun perin avattu. Toimi näin:

1. Irtisano vanha verkkolaskuosoite suoraan aiemmalta operaattorilta tai pankilta. Jos osoite on avattu jonkin taloushallinto-ohjelmiston kautta, pyyntö tehdään sen ohjelmiston tuen kautta.
2. Tarkista julkisesta TIEKE:n verkkolaskuosoitteistosta, mitkä osoitteet yrityksellesi näkyvät ulospäin. Osoitteisto kertoo sekä sen, näkyykö uusi Maventa-osoite jo, että sen, onko vanha yhä voimassa. Voit tehdä korjauspyynnön samaisella sivulla.
3. Ilmoita uusi verkkolaskuosoite niille lähettäjille, joiden laskut ovat sinulle tärkeitä — esimerkiksi vakituisille toimittajille. Lähettäjä käyttää sitä osoitetta, joka sillä on tallessa, eikä päivitä sitä automaattisesti.

Huomaa, että osa laskuttajista toimittaa laskunsa aina samaan kanavaan järjestelmästään johtuvista syistä. Esimerkiksi tietyt pankkien ja maksupalveluiden omat palvelumaksulaskut saapuvat jatkossakin suoraan kyseiseen palveluun, eivät Maventaan.

Voinko luoda useamman Maventa ympäristön eri yrityksille yhdellä käyttäjätunnuksella

Jos sinulla on useampia yrityksiä, joilla haluat ottaa verkkolaskutuksen käyttöön, voit luoda Maventassa useamman yrityksen saman käyttäjätilin alle.
Se onnistuu Maventan käyttöliittymässä seuraavasti:

1. Klikkaa oikeasta yläkulmasta tippuvalikko auki
2. Valitse "Omat asetukset"
3. Klikkaa vasemmalta "Työkalut"
4. Valitse "Luo uusi yritys"

Yritykselleni lähetetyt verkkolaskut eivät tule Piiloon ja lähettäjä sai virheilmoituksen

Jos verkkolaskujen lähettäjä ilmoittaa sinulle virhetilanteesta, jossa laskua ei ole voitu toimittaa Maventa tilille, niin kannattaa varmistaa, että Maventa tilillä on verkkolaskujen vastaanotto otettu päälle. Toimi seuraavasti:

1. Kirjaudu Maventa tilille ja valitse sieltä oikeasta yläkulmasta tippuvalikosta Yrityksen asetukset
2. Klikkaa vasemmalta Laskutusasetukset
3. Klikkaa laskujen vastaanotto
4. Varmista, että verkkolaskujen vastaanotto = aktiivinen

Jos myyntilaskusi lähtevät normaalisti mutta ostolaskuja ei tule perille lainkaan, kyse on juuri tästä: lähetys ja vastaanotto ovat Maventassa eri asetuksia, ja lähetys voi toimia vaikka vastaanotto olisi pois päältä. Tarkista tässä järjestyksessä, että vastaanotto on aktivoitu Maventan laskutusasetuksista, ja että yrityksesi vastaanotto-osoite näkyy julkisessa verkkolaskuosoitteistossa. Jos osoite ei näy osoitteistossa, lähettäjä ei löydä sitä eikä lasku lähde liikkeelle.

Lähettämäni myyntilaskun välitys epäonnistui vastaanottajan osoitteen takia

Kun lähettämäsi verkkolasku ei mene perille, saat Maventalta automaattisen virheilmoituksen sähköpostiin. Virhe on lähes aina laskulle merkityissä vastaanottajan tiedoissa, joten tarkista nämä:

Verkkolaskuosoitteen paikalla on operaattoritunnus. Jos virheilmoituksessa lukee, että vastaanottajan verkkolaskuosoitteeksi on asetettu välittäjän tunnus (esimerkiksi Receiver eInvoiceAddress is incorrectly set to intermediator id), asiakkaan tietoihin on tallennettu operaattorin tunnus vastaanottajan oman osoitteen sijaan. Nämä ovat kaksi eri tietoa: verkkolaskuosoite yksilöi vastaanottajan, operaattoritunnus kertoo vain kenen kautta lasku kulkee. Pyydä asiakkaalta molemmat tai tarkista ne julkisesta verkkolaskuosoitteistosta.

Osoitetta ei löydy lainkaan. Verkkolaskuosoitteen kirjoitusasu on tarkka, ja tavallisimmat virheet ovat pieniä: osoitteen alkuun on jäänyt OVT-etuliite, kirjainkoko on väärä (FI ja Fi käsitellään eri tavoin), tai numerosarjassa on ylimääräinen tai puuttuva nolla. Kopioi osoite mieluummin suoraan asiakkaalta tai osoitteistosta kuin kirjoita se käsin.

Voit lähettää virheellisen verkkolaskun uudelleen korjatuilla tiedoilla joko Piilon kautta (luovu ensin myyntilaskun saatavasta ja kopioi myyntilasku uudeksi avoimeksi laskuksi, korjaa tiedot ja lähetä lasku uudelleen) tai kirjautumalla Maventa tilille ja lähettämällä lasku sieltä uudelleen.

Myyntilaskun tekemisestä ja eri lähetystavoista kerrotaan tarkemmin artikkelissa Myyntilaskujen tekeminen ja lähettäminen.

Yhteenveto verkkolaskutuksesta

Kun verkkolaskutus on otettu käyttöön, Piilo toimii täysiverisenä laskutusjärjestelmänä:

• Ostolaskut tulevat verkkolaskuina automaattisesti Piiloon, mikä sujuvoittaa kirjanpitoa
• Myyntilaskut voi lähettää verkkolaskuina, sähköpostilaskuina
• Yrityksen laskutusprosessi modernisoituu ja virheet vähenevät

Tämä on erityisen hyödyllistä, kun yritys haluaa:

• luopua paperilaskuista
• automatisoida laskujen käsittelyn
• siirtyä kohti reaaliaikaista taloushallintoa

Päivitetty: 16/09/2026