Verkkolaskujen käyttöönotto Piilossa (lähetys ja vastaanotto)

Johdanto / Yleiskatsaus

Verkkolaskutus on nykyaikainen ja suositeltu tapa lähettää ja vastaanottaa laskuja yritysten välillä. Piilossa verkkolaskutuksen voi ottaa käyttöön yhdistämällä oman yrityksen maksuttomaan Maventa-verkkolaskuoperaattoriin.

Kun verkkolaskutus on aktivoitu:

• voit vastaanottaa ostolaskut suoraan verkkolaskuna Piiloon ilman skannausta tai sähköpostin siirtelyä
• voit lähettää myyntilaskut verkkolaskuina tai sähköpostilaskuina kautta
• laskujen käsittely nopeutuu ja virheiden määrä vähenee
• kirjanpito pysyy ajantasaisena, kun laskut siirtyvät suoraan käsittelyyn

Tämän artikkelin tavoitteena on antaa kokonaiskuva verkkolaskutuksen käyttöönotosta ja selittää selkeästi, miksi se tehdään ja mitä lopputuloksena syntyy.

Lopputuloksena yrityksellä on toimiva ja turvallinen verkkolaskuyhteys, joka mahdollistaa sekä laskujen lähettämisen että vastaanottamisen Piilon kautta.

Maksuttoman Maventa tilin luominen

Verkkolaskutus Piilossa toimii Maventa-verkkolaskuoperaattorin kautta. Maventa tarjoaa maksuttoman yritystilin kaikille pienille ja keskisuurille yrityksille. Tilin luominen vie vain muutaman minuutin ja Maventa opastaa rekisteröintiprosessin alusta loppuun.

Jos sinulla ei vielä ole Maventa tiliä, luo sellainen osoitteessa https://secure.maventa.com/index?lang=fi Täältä löydät Maventan ohjeet rekisteröitymiseen: https://maventa.fi/tukisivut/kayttoonotto-ja-rekisteroiminen

Jos sinulla on ollut verkkolaskutili toisella palveluntarjoajalla/operaattorilla (esim Apix, Basware, Pagero, Open Text, jokin pankki), voit edetä tämän ohjeen mukaan ja luoda Maventa-tilin tämän rinnalle. Jotta verkkolaskut varmasti tulevat jatkossa Maventaan, vanha verkkolaskutili kannattaa irtisanoa aiemman palveluntarjoajan kanssa.

Poikkeustapaus: Maventa ollut aiemmin käytössä toisessa taloushallinto-ohjelmistossa

Tässä tapauksessa on muutama eri vaihtoehto, lue lisää alempaa tästä samasta artikkelista.

Maventa tilin linkittäminen ja yhteyden aktivointi

Kun Maventa-tili on luotu, se yhdistetään Piiloon.

Tämän yhdistyksen avulla Piilo saa oikeudet lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja yrityksesi nimissä.

1. Kirjaudu Maventa -tilillesi https://secure.maventa.com/login?lang=fi
2. Klikkaa oikeasta yläkulmasta oman nimesi alta tippuvalikko auki
3. Valitse "Yrityksen asetukset"
4. Kopioi asetuksista API-avain ja Yrityksen UUID
5. Kirjaudu Piiloon
6. Avaa Piilossa "Asetukset" ja sieltä "Verkkolaskutus"
7. Liitä API-avain ja yrityksen UUID Piiloon
8. Valmis.

Alla kuvaruutukaappaukset Maventan käyttöliittymästä ja Piilosta.

Useamman Maventa ympäristön luonti yhdellä käyttäjätunnuksella

Jos sinulla on useampia yrityksiä, joilla haluat ottaa verkkolaskutuksen käyttöön, voit luoda Maventassa useamman yrityksen saman käyttäjätilin alle.

Se onnistuu Maventan käyttöliittymässä seuraavasti:

1. Klikkaa oikeasta yläkulmasta tippuvalikko auki
2. Valitse "Omat asetukset"
3. Klikkaa vasemmalta "Työkalut"
4. Valitse "Luo uusi yritys"

Poikkeustapaus: Maventa ollut aiemmin käytössä toisessa taloushallinto-ohjelmistossa

Jos yrityksellä on aiemmin ollut verkkolaskutus käytössä toisen taloushallinto-ohjelmiston kautta (esimerkiksi Netvisor, Fivaldi, ePasseli, Talenom tai muu vastaava järjestelmä), Maventa-yhteys on tyypillisesti sidottu kyseiseen ohjelmistoon ja yrityksen y-tunnukseen.

Tässä tilanteessa yrityksen y-tunnus on jo varattuna Maventassa, eikä uutta Maventa-tiliä tai API-avaimia voi ottaa käyttöön Piiloa varten ennen kuin vanha yhteys on purettu.

Maventa tilin hallinnan siirto tulee tehdä Maventan prosessin mukaisesti Piilo.ai toimesta, eli kun haluat siirtää käytössä olleen Maventa yhteyden Piiloon, ota yhteyttä meihin tuki@piilo.ai

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Ennen kuin verkkolaskutus voidaan ottaa käyttöön Piilossa, yrityksen tulee:

• irtisanoa Maventa-palvelu aiemmassa taloushallinto-ohjelmistossa
• varmistaa, että Maventa-yhteys kyseisen ohjelmiston kautta on suljettu kokonaan

Tämän jälkeen:

• Yrityksen y-tunnus vapautuu uudelleen käyttöön Maventassa
• Maventa-tili voidaan siirtää yrityksen haltuun
• API-avain ja yrityksen UUID saadaan käyttöön
• Verkkolaskutus voidaan kytkeä Piiloon normaalisti

Toimi näin:

• Irtisano Maventa yhteydet aiemmassa ohjelmistossa
• Lähetä viestiä tuki@piilo.ai ja ilmoita, että haluat siirtää olemassaolevan Maventa -yhteyden Piiloon
• Teemme hallinnan siirtoilmoituksen Maventalle (heidän prosessinsa mukaisesti)
• Saat pääsyn Maventa tilille ja voit kytkeä Maventa tilisi Piiloon ylemmän ohjeistuksen mukaisesti

Huomioitavaa

Maventa-tilin irtisanominen tehdään aina sen ohjelmiston tai palveluntarjoajan kautta, jonka kautta Maventa on aiemmin ollut käytössä. Jos et ole varma, onko yrityksellä aiemmin ollut Maventa käytössä tai missä yhteydessä, suosittelemme tarkistamaan asian edellisestä taloushallinto-ohjelmistosta tai olemalla yhteydessä heidän tukeensa.

Yhteenveto

Kun verkkolaskutus on otettu käyttöön, Piilo toimii täysiverisenä laskutusjärjestelmänä:

• Ostolaskut tulevat verkkolaskuina automaattisesti Piiloon, mikä sujuvoittaa kirjanpitoa
• Myyntilaskut voi lähettää verkkolaskuina, sähköpostilaskuina
• Yrityksen laskutusprosessi modernisoituu ja virheet vähenevät

Tämä on erityisen hyödyllistä, kun yritys haluaa:

• luopua paperilaskuista
• automatisoida laskujen käsittelyn
• siirtyä kohti reaaliaikaista taloushallintoa

Päivitetty: 27/01/2026